Voorwaarden voor een succesvolle AVA

Het AVA-seizoen staat weer voor de deur en beursgenoteerde bedrijven over de hele wereld bereiden zich voor op hun jaarlijkse aandeelhoudersvergadering. De AVA is voor bedrijven een belangrijk moment, omdat het de perfecte gelegenheid is om met aandeelhouders te communiceren en hen te informeren over de prestaties van het bedrijf. Daarom is het essentieel dat alles goed verloopt. Hier volgt een aantal belangrijke aandachtspunten om rekening mee te houden tijdens de planning van uw bijeenkomst.

De kracht van locatie

Een goede locatie is essentieel. Wacht daarom niet te lang met deze te kiezen. U bent niet de enige die op zoek is naar een ideale AVA-locatie, en de beste zijn dan ook al snel volgeboekt.

Mogelijk moeten er mensen van ver komen, dus een goede bereikbaarheid is belangrijk. Een zakendistrict is vaak de beste optie: dat zal goed bereikbaar zijn, met goede vervoersverbindingen en een breed aanbod aan geschikte locaties.

Wat voor vergaderruimte u kiest, is sterk afhankelijk van de omvang van uw AVA – en van uw budget. Bezoek de locatie van tevoren om te controleren of er geen onverwachte problemen zijn, zoals bijvoorbeeld een lopende renovatie of slecht zicht voor een groot deel van het publiek.

Houd daarbij rekening met uw technische vereisten, zeker als u audiovisuele middelen gebruikt of overweegt om uw AVA te streamen voor deelnemers op afstand.

Oproeping

Nadat u definitief een locatie hebt gekozen, zult u uiteraard oproepingen moeten verzenden. Als u een hybride AVA houdt, die door aandeelhouders of gasten op afstand kan worden bijgewoond, dan zult u gebruikersnamen en wachtwoorden moeten verstrekken zodat de deelnemers op afstand zich op het juiste moment bij de vergadering kunnen authentiseren.

Technische aspecten

Bij steeds meer AVA’s wordt gebruik gemaakt van technologie. Als dat bij u het geval is, moet u zich ervan verzekeren dat de gekozen locatie voldoet aan uw technologische vereisten met betrekking tot audio, videostreaming of andere technologische innovaties. Steeds meer vergaderingen worden live op internet gestreamd, zodat een veel breder publiek aan investeerders, werknemers en andere stakeholders hieraan kan deelnemen en kan zien wat er speelt – zelfs als ze niet persoonlijk aanwezig kunnen zijn.

Hybride AVA: de nieuwste optie

Aan een hybride AVA kunnen mensen zowel persoonlijk als op afstand deelnemen. Als u uw vergadering in het kader van een hybride AVA live gaat streamen, moet u er zeker van zijn dat de internetfaciliteiten van de locatie daar geschikt voor zijn en er medewerkers op locatie aanwezig zijn die u kunnen assisteren bij problemen. Dat kan conferentiepersoneel van de locatie zijn, maar ook medewerkers van de leverancier van uw conferentietechnologie.

Daarnaast zult u moeten overwegen of u conferentietechnologie wilt gebruiken voor andere onderdelen van de AVA, zoals de registratie of de vragenronde. En hoe zit het met stemmen? Op dat gebied is een sterke trend van dematerialisatie zichtbaar: organisaties vervangen papieren stempassen met digitale technologie.

Investor relations

Misschien hebt u zojuist een enorme groei doorgemaakt waardoor u bij investeerders op de radar bent gekomen. Of misschien ben u nog maar net de beurs op gegaan en krijgt u voor het eerst te maken met aandeelhouders. Hoe dan ook, u hebt een strategie voor investor relations nodig. Steun van experts is daarbij van grote waarde. Hebt u geen eigen IR-afdeling? Dan kunt u overwegen om een goede IR-consultant in de arm te nemen om uw relaties met aandeelhouders te beheren.

Hoe wij kunnen helpen

De combinatie van wereldwijd dalende aantallen aandeelhouders en de opkomst van digitalisering heeft ertoe geleid dat emittenten steeds vaker gebruik maken van technologie om nieuwe manieren te vinden om in contact te blijven met hun aandeelhouders.

Wilt u meer weten over de manier waarop met software en hardware van Lumi ook uw AVA soepeler verloopt, met meer betrokkenheid van aandeelhouders en meer deelnemers op afstand? Neem dan hier contact met ons op.