De toekomst van algemene vergaderingen: corporate governance-argumenten om de traditionele fysieke AVA af te keuren

Er is momenteel veel ophef over de toekomst van AVA’s. De traditionele vorm is geworteld in de bedrijfswetgeving uit de negentiende eeuw en heeft in de ogen van velen misschien wel zijn beste tijd gehad. Alle beursgenoteerde bedrijven moeten jaarlijks een algemene vergadering voor aandeelhouders (AVA) organiseren. Sommige vergaderingen, zoals bij die van het Engelse Marks and Spencer of het Franse Total, zijn grote evenementen met aanzienlijke productiekosten. Er zijn soms wel duizenden aandeelhouders aanwezig. In de meeste gevallen zijn de stemmen echter al via volmacht uitgebracht. De vergadering zelf wordt dan het moment om alle stemmen te tellen en voornamelijk retailaandeelhouders de mogelijkheid te geven vragen te stellen aan het bestuur. Maar er zijn ook vergaderingen waarbij maar heel weinig mensen aanwezig zijn. Vooral in de Verenigde Staten heeft dit geleid tot de opkomst van volledig virtuele aandeelhoudersvergaderingen. Dit is aantrekkelijk voor bedrijven omdat het natuurlijk veel kosten bespaart en zorgt voor een groter bereik. Institutionele beleggers en een aantal retailaandeelhouders hebben echter kritiek geuit. Zoals onlangs in het FT werd gemeld heeft een orde van katholieke nonnen zich in het debat gemengd. Zij roepen bedrijven op om weer fysieke vergaderingen te organiseren.

Lumi houdt zich afzijdig van dit debat omdat wij de technologie voor alle soorten aandeelhoudersvergaderingen wereldwijd leveren, van klein tot groot, van fysiek tot virtueel en hybride, waarbij zowel fysieke aanwezigheid als bijwonen op afstand mogelijk is.

Wat interessant is, is dat het debat zich voornamelijk heeft gericht op de mogelijke negatieve kanten van een virtuele vergadering, zoals het feit dat het de toegang van aandeelhouders beperkt en ze niet de kans geeft een bedrijf ter verantwoording te roepen. Maar misschien kunnen we dit argument omkeren.

Tegenwoordig wordt de grote meerderheid van de jaarvergaderingen nog steeds in een puur fysieke omgeving gehouden. Maar is dit gezien de geografische en demografische spreiding van de aandeelhoudersbestanden van de meeste bedrijven niet heel beperkend, omdat aanwezig zijn voor de meeste aandeelhouders niet mogelijk is? De enige reden dat de stemvolmacht in het leven is geroepen, is tenslotte omdat het voor aandeelhouders lastig is om er zelf bij te zijn. De term zelf impliceert echter al dat het niet de voorkeur heeft. Inmiddels beschikken we over de benodigde technologie om op afstand aanwezig te zijn, en die technologie is in de loop van vele jaren verder ontwikkeld. Het wordt ingebouwd in de systemen die in de zaal staan om aandeelhouders te registreren en Q&A en polling te vergemakkelijken. Het is makkelijker dan je zou denken om mobiele en webtoegang ‘aan te zetten’ om zo van een fysieke vergadering een hybride vergadering te maken. En dat gebeurt wereldwijd ook steeds vaker in verschillende branches.

Als het zo makkelijk voor een bedrijf is om een hybride vergadering te organiseren, die beter toegankelijk is voor zowel institutionele als retailaandeelhouders, waarom zou je dat dan niet doen?

Het wordt pas echt interessant als het debat of AVA’s wel of niet virtueel moeten worden verandert in een gesprek over best practice voor het bestuur ten aanzien van de beperkingen van puur fysieke aandeelhoudersvergaderingen. Men zet misschien vraagtekens bij uitsluitend virtuele AVA’s, maar is het niet net zo moeilijk om uitsluitend fysieke AVA’s te blijven rechtvaardigen?

Ontdek hoe Lumi jou kan helpen om je algemene aandeelhoudersvergadering kan stroomlijnen: neem contact op